Hallo und herzlich willkommen zu einem Kurzbeitrag über E-Mail-Empfangsarten. Ich werde immer wieder gefragt, was der Unterschied zwischen POP3 und IMAP ist, bei Firmen wird auch gerne der Begriff “Exchange Server” genannt.

Grundsätzlich sprechen wir bei diesen Begriffen von E-Mail-Empfang und -Versand. Die meisten E-Mail-Anbieter verwenden POP3 oder IMAP, die Option Exchange Server ist meist kostenpflichtig und nur für Firmen oder Endnutzer mit vielen Geräten sinnvoll.

 

Hier eine schnelle Übersicht:

 

Was ist POP3 und welche Vor- und Nachteile gibt es?

Sie können POP3 mit einem Hausbediensteten vergleichen:
Er geht zum Postkasten an der Straße und holt die Briefe heraus.
In unserem elektronischen Pendant haben wir jetzt noch folgende weitere Möglichkeiten:

  • Lasse die Post im Postkasten und mach eine Kopie der Briefe. Die Kopie bringst Du mir.
  • Lasse die Post vorerst im Postkasten und mach eine Kopie der Briefe. Die Kopie bringst Du mir und wenn die Post im Postkasten älter als 7 Tage ist, wirfst Du sie weg.
  • Nimm alle Briefe aus dem Postkasten raus und bring mir alles.

Oder etwas fachlicher: Bei POP3 holt Ihr E-Mail-Programm vom Server des E-Mail-Anbieters (im Beispiel der Postkasten) die E-Mails und überträgt diese in Ihr E-Mail-Programm (im Beispiel: Post zu Ihnen gebracht). Sie können entscheiden, ob die E-Mails am Server bleiben sollen, nach dem Abruf der E-Mails nach einer gewissen Rückhaltezeit gelöscht oder sofort vom Server des Anbieters gelöscht werden sollen.
Vielleicht fragen Sie sich: “Warum ist das wichtig?”. Und das ist eine berechtigte Frage.
Wenn Sie einen E-Mail-Anbieter nutzen, der Ihnen beispielsweise 10 Gigabyte Speicherplatz für Ihre E-Mails gönnt, können Sie die E-Mails auf dem Server belassen.
Sollte Ihr E-Mail-Anbieter aber nur sehr wenig Speicherplatz für Sie übrig haben (viele Internetanbieter vergeben oft nur 20-30 Megabyte), so sollten Sie entweder die E-Mails nach Empfang sofort vom Server entfernen oder aber nach einer Rückhaltezeit.
Dies wird dann wichtig, wenn Sie einen Geräteausfall haben. Sollten Ihre E-Mail-Daten nicht gerettet worden sein, so ruft Ihr Programm beim nächsten Mal alle E-Mails ab, die noch vorhanden sind. Grundsätzlich empfehlen wir POP3 für nahezu alle Endkunden-E-Mail-Accounts, da Sie auch die Post immer lokal abgelegt haben. Sie können auch ohne Internet alle Inhalte betrachten und können auch mehrere Geräte mit E-Mails versorgen. Wenn Sie Ihren PC die E-Mails abrufen lassen und eine Rückhaltezeit von beispielsweise 3 Tagen eingerichtet haben, so kann Ihr Tablet beispielsweise auch die E-Mails während dieser drei Tage abrufen.

Was ist IMAP und welche Vor- und Nachteile ergeben sich?

IMAP arbeitet etwas anders als POP3. Während in unserem Eingangsbeispiel bei POP3 jemand für Sie die Post ins Haus geholt hat, gehen Sie bei IMAP selber zum Postkasten und machen alles was Sie brauchen direkt dort.
Bei IMAP arbeiten Sie direkt auf dem E-Mail-Server des Anbieters. Jede Änderung wird daher auch auf jedem Endgerät, auf dem diese E-Mail-Adresse als IMAP eingerichtet ist auch sofort umgesetzt. Wenn Sie eine Nachricht als gelesen markieren, werden also zeitgleich bei alle anderen E-Mail-Empfänger (Notebook, Tablet, …) zeitgleich auch auf den Status “gelesen” gesetzt.
Dies kann aber zu Problemen führen:
Wenn Sie eine E-Mail löschen, ist diese auf allen Geräten verloren, sofern Sie diese nicht in den Papierkorb verschoben haben. Außerdem benötigen Sie für die sogenannte Synchronisierung, also dem Abgleich Ihres Datenbestands der E-Mails mit dem Server des E-Mail-Anbieters eine stabile Internetverbindung.
Manche Mobiltelefone (ich verwende absichtlich nicht den Ausdruck “Smartphone”) löschen E-Mails bei IMAP, wenn eine gewisse Anzahl geladen wurde. Das kann zu irritierenden Ergebnissen auf allen Geräten führen, da plötzlich die alten E-Mails auf meist unerklärliche Weise verschwinden.
Der große Vorteil von IMAP ist die Synchronität. Sie können Ihr Ablagesystem, Antworten und Weiterleitungen direkt auf allen Geräten einsehen.
Ein sinnvoller Einsatz besteht beispielsweise bei mehreren Einzelgeräten, die Sie hier und da nutzen.
Wichtige Voraussetzung für IMAP ist ein ausreichend großer Speicherplatz auf dem Server des E-Mail-Anbieters. Wenn Ihr Postfach weniger als 1.000 Megabyte (ein Gigabyte) Speicher besitzt, schlagen wir Ihnen eher die Verwendung von POP3 vor!

Was ist nun Exchange?

Viele Firmen nutzen Exchange Server. Dies sind Computer, die neben den E-Mails auch Kalender- und Adressbuchdaten ablegen. Exchange macht nur Sinn, wenn Sie mehrere Geräte mit der selben E-Mail-Adresse verwenden und zeitgleich auf die Kalender- und / oder Adressbuchdaten zurückgreifen möchten. Ansonsten können Sie Exchange mit dem IMAP-System vergleichen.
Wenn Sie Exchange nutzen möchten, achten Sie unbedingt auf den verfügbaren Speicherplatz für Ihren E-Mail-Account. Dies ist – wie bei IMAP auch – ein ganz wichtiger Faktor, damit Sie nicht im Empfang blockiert werden.
Nur Exchange bietet die Funktion, wenn Sie auf beispielsweise Ihrem Stand-PC einen Kontakt anlegen, dass dieser auf allen anderen Geräten mit diesem Exchange-Konto ebenfalls sofort angezeigt werden. Sie arbeiten dann komplett online bei E-Mails, aber auch die Kalender- und Adressbuchdaten sind auf dem Server abgelegt.

Ich bekomme seit einigen Stunden oder Tagen keine E-Mails mehr rein!

Es gibt einige wenige Möglichkeiten, wo das Problem liegt:

  1. Ihr Internetzugang arbeitet nicht so wie er soll (Router ausschalten, 10 Minuten warten, danach wieder einschalten)
  2. Ihr E-Mail-Anbieter hat ein Problem mit seinen Servern, deshalb können Sie nicht zugreifen
  3. Sie verwenden POP3 und lassen E-Mails auf dem E-Mail-Account entweder ohne Löschzeit oder mit mehreren Tagen liegen: Vermutlich ist Ihr Postfach voll! Rufen Sie die Webmail-Seite Ihres E-Mail-Anbieters auf, loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein und kontrollieren Sie den verfügbaren Platz.
  4. Sie verwenden IMAP oder Exchange: Loggen Sie sich auf der Webmail-Seite Ihres E-Mail-Anbieters ein und kontrollieren Sie, wieviel Speicher Sie zur Verfügung haben. Vermutlich wurde der Speicherplatz zu gering oder es hat Ihnen jemand große Dateien gesendet. Löschen Sie nicht mehr benötigte oder übergroße E-Mails vom Account.

Sollte Ihnen jemand sagen dass ein “Daemon” dem Absender geantwortet hatte: Das ist eine automatische Routine, welche der E-Mail-Anbieter versendet wenn etwas schiefgeht. Meist ist der Inhalt auf Englisch und Bruchstücke wie “Mailbox Quota Full” deuten dann darauf hin, dass nicht genügend freier Speicher beim Empfänger frei ist. Wenn Sie dem Englischen nichts entnehmen können, soll der Absender bitte den Inhalt dieser Daemon-Nachricht kopieren und automatisch übersetzen lassen (wie beispielsweise hier).
Wenn es sich um ein Problem seitens des Anbieters handelt, kontaktieren Sie diesen direkt. Meist gibt es Support-Hotlines, die Ihnen eine schnelle Auskunft geben können, wo das Problem liegt. Eventuell gibt es ja eine technische Störung beim Anbieter!
Und eins noch am Schluss: Wenn der E-Mail-Empfang bisher immer funktioniert hat und plötzlich klappt der Empfang nicht mehr: Zu 99% sind Ihre Einstellungen richtig! Meist geht der freie Speicher zur Neige oder es liegt ein technisches Problem vor. Versuchen Sie nicht an den E-Mail-Einstellungen herumzuspielen, das bringt meist mehr Ärger als es wirklich bringt!

Über diesen Text

Dies ist ein Auszug aus unserem allgemeinen PC-Kurs 2017. Weitere Themen bieten wir bei Vorort-Schulungen auf Anfrage an.