Was ist ein Office und wozu benötige ich es?

“Office” gilt bei vielen Leuten als Synonym für Microsoft Office oder eine kostenlose Variante wie Libre Office oder Apache Open Office. Office kann je nach Installationsart oder Version verschiedene Aufgaben erledigen. Bei allen mir bekannten Office-Varianten sind ein Schreibprogramm (Word oder Writer), ein Tabellenprogramm (Excel oder Calc) sowie ein Präsentationsprogramm (PowerPoint oder Impress). Zusätzliche Module könnten beispielsweise ein Programm für den Empfang von E-Mails sein (Outlook oder Thunderbird).
Vereinfacht gesagt: Mit einem Office kann man also Schreib- und Rechenaufgaben erledigen (lassen) und bei manchen Versionen auch angelehnte Büroarbeiten damit erledigen.
Ich behandle in diesem Beitrag folgende Kernaspekte:

  • Schreibprogramme (Microsoft Word, Apache Open Office Writer, Libre Office Writer)
  • Tabellenverarbeitungsprogramme (Microsoft Excel, Apache Open Office Calc, Libre Office Calc)
  • Präsentationsprogramme (Microsoft PowerPoint, Apache Open Office Impress, Libre Office Impress)
  • Notizprogramme (Microsoft Outlook, Notepad, Notepad++)
  • E-Mail-Programme (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird)
  • DTP-Programme (Microsoft Publisher, Scribus)
  • Datenbankprogramme (Microsoft Access, Apache Open Office Base, Libre Office Base)
  • Planungssoftware (Microsoft Project, OpenProj)

Übersicht der Microsoft-Angebote und Richtpreise

Zuerst möchte ich hier eine Übersicht das Microsoft-Angebote zeigen. Es beinhaltet die Versionen 2013, 2016 und Office 365, der Mietvariante. Während Office 2013 und Office 2016 eine “Einmal-Kaufen-immer-nutzen”-Software ist, wird man bei Office 365 jährlich zur Kasse gebeten. Als Vorteil von Office 365 kann ich anmerken, dass man dafür immer Anspruch auf die neueste Version des Office-Pakets hat.
Vorteile von Microsoft-Office-Produkten sind die sehr einfache Bedienung und hohe Kompitabilität zu anderen Formaten, dies hat aber auch seinen Preis.

Die angegebenen Preise sind Richtpreise inklusive 20% österreichischer Mehrwertsteuer aus unserem Haus.
Microsoft-Pakete unterscheiden sich meist durch die enthaltenen Programme und ob diese kommerziell nutzbar sind (ob dies für betriebliche Zwecke genutzt werden darf). Ein Office-Paket kann mehrere Programme beinhalten, eine freie Wahl ist nicht möglich. So darf ein Microsoft Office 2013 Home and Student zwar jeder Private nutzen, bei einer Lizenzdurchsicht in einer Firma würde es aber zu einer Anzeige wegen fehlender Kommerz-Lizenzen kommen. Daher rate ich meinen Lesern aus der Unternehmerecke hier wirklich auch Versionen für den betrieblichen Einsatz zu kaufen – oder zu mieten.

Übersicht der Schreibprogramme

Schreibprogramme – oder im Fachchargon “Textverarbeitungsprogramme” genannt bietet Ihnen die Möglichkeit, Texte wie beispielsweise Briefe und Serienbriefe anzufertigen und wird in jedem Unternehmen genutzt. Folgende Programme sind hier interessant:

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft Word (kostenpflichtig)
  • Apache Open Office Writer: Komplett kostenlos (auch für Firmen), etwas “kantigere” Bedienung
  • Libre Office Writer: Parallelentwicklung von Apache Open Office Writer; ebenfalls für jeden (auch Firmen) kostenlos nutzbar
  • Abiword: Kostenlose Textverarbeitungssoftware mit vielen Formatierungs- und Gestaltungsoptionen
  • Google Docs: Onlinevariante die man nach Registrierung kostenlos nutzen kann

Übersicht der Tabellenprogramme

Mit Tabellenprogrammen können Sie – wie der Name schon sagt – Tabellen erstellen und Referenzen zwischen Zellen aufbauen. Damit lassen sich beispielsweise einfache Kostenrechnungen aufstellen oder sonstige Tabellen “ordentlich” darstellen. Hier bieten sich folgende Programme an:

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft Excel (kostenpflichtig)
  • Apache Open Office Calc: Komplett kostenlos (auch für Firmen), verschiedene Formel-Syntax sind anders zu bedienen als in Microsoft Office Excel
  • Libre Office Calc: Parallelentwicklung zu Apache Open Office Calc, etwas moderner und von der Bedienung Apache Open Office Calc sehr ähnlich
  • Google Docs: Onlinevariante die man nach Registrierung kostenlos nutzen kann

Übersicht verschiedener Präsentationsprogramme

Präsentationsprogramme ermöglichen es uns verschiedene Folien (Bildseiten) mit einer Überblendung anzuzeigen und so Videos im weitesten Sinne zu erzeugen (es sind aber keine “echten” Videos!). Präsentationen werden im privaten Umfeld gerne für Spaß-Inhalte verwendet, im betrieblichen Bereich eher für echte Präsentationen und Themenschauen. Auch auf Messen sieht man häufig automatisierte Präsentationen laufen.

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft PowerPoint (kostenpflichtig)
  • Apache Open Office Impress: Eine durchwegs gelungene Präsentationssoftware, auch betrieblich kostenlos nutzbar (wie alle Apache- und Libre-Angebote)
  • Libre Office Impress: Parallelentwicklung zu Apache Open Office Impress, leicht veränderte Bedienung ansonsten wie das vorige Produkt
  • Kingsoft Presentation Free 2013: Kostenlos nutzbare Version, die ebenfalls mit dem PowerPoint-Format umgehen kann. Ist PowerPoint nachempfunden und bietet eine Menge Vorlagen
  • Prezi: Anderer Ansatz als übliche Präsentationsprogramme: Die Präsentation wird gezoomt (also vergrößert, verkleinert) und es entstehen damit die Präsentationselemente

Notizprogramme

Mit Notizprogrammen können Sie Nachrichten, Bilder, Videoinhalte und teilweise Schrift in einem Dokument zusammenführen. Ich persönlich nutze hier einfach Notepad aus dem Windows-Umfang, da es für meine Verhältnisse ausreicht:

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft OneNote (kostenlos erhältlich über Microsoft Store, ist aber in jedem Office-Paket enthalten)
  • Evernote: Ähnlich OneNote können hier verschiedene Notizinhalte (auch Webseiten) abgelegt werden
  • Notepad: Klassisches Notizprogramm von Windows selber. Es können nur Texte eingetragen werden, dafür unglaublich schnelle Öffnungszeiten
  • Notepad+: Eine Software, die im Fachkreis für Programmierung entwickelt wurde. Eignet sich (wie Notepad) ebenfalls hervorragend für schnelle Notizen
  • Google Docs: Unter Notizen lassen sich ebenfalls komfortabel Notizen und Erinnerungen erstellen

E-Mail-Programme

Programme mit denen Sie E-Mails lesen und schreiben können: Das ist der Funktionsumfang eines E-Mail-Programms. Bei hochwertigen Programmen haben Sie auch die Möglichkeit Erinnerungen und Termine zu hinterlegen und sich daran erinnern zu lassen. Die bekanntesten Programme sind:

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft Outlook (kostenpflichtig, enthalten ab Business-Paketen) – enthält alles, was man sich wünschen kann. Bietet neben Termin- und Aufgabenverwaltung auch Kontaktverwaltung sowie Abstimmung mit mehreren Personen an (nur für Firmen interessant)
  • Mozilla Thunderbird: Eine kostenlose Variante die von Mozilla angeboten wird. Wird in Fachkreisen als beste Alternative angepriesen und unterstützt eine Vielzahl an Addins um die Funktionalität zu erweitern
  • Microsoft Windows Live Mail: Über das Microsoft-Live-Konto erhältlich bietet es eine einfachere, aber kostenlose Alternative zu Microsoft Outlook
  • IncrediMail: Existiert als kostenlose und kostenpflichtige Version. In der kostenpflichten Version werden störende Werbungseinblendungen entfernt. Versenden hauptsächlich bunte HTML-E-Mail die mit einer Vielzahl von Smileys einhergehen

DTP-Programme

DTP steht für Desktop Publishing und unterstützt Sie beim Gestalten und Erstellen von Druckerzeugnissen. Wenn Sie für eine Zeitschrift, Zeitung oder ähnliches Berichte verfassen, verwendet ein Redakteur ein DTP-Programm, um die Inhalte entsprechend auf den Seiten zu verteilen. Im Normalfall benötigen solche Programme nur Spezialisten, kann aber bei einer selbst erstellten Zeitung von Vorteil sein. Hier gibt es allerdings kaum Auswahl:

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft Publisher. Eines der bekanntesten DTP-Programme
  • Adobe InDesign: kostenpflichtig, aber gleicher Umfang wie Microsoft Office Publisher
  • Scribus: Abgeschwächter Funktionsumfang, aber sehr gute Ergebnisse
  • R.O.M. Papyrus: Ähnlich Scribus

Datenbank-Programme

Wenn Sie Datenbanken wie beispielsweise eine Auflistung Ihrer Videos machen möchten und zudem diese Daten auswerten und entsprechend ausdrucken möchten – dann sind Sie bei den Datenbankprogrammen richtig. Um diese Programme bedienen zu können sind häufig Schulungen oder großes Selbstengagement nötig um die Grundlagen und das allgemeine Verständnis (1:n, n:n?) zu verstehen und anwenden zu können. Dafür sind diese Datenbanken in ihrer Fähigkeit extrem mächtig, wenn diese richtig eingesetzt werden:

  • Microsoft Office 2013 / 2016 / 365: Microsoft Access
  • Apache Open Office Base: Gute und kostenlose Alternative zu Microsoft Office Access, wenn auch etwas hakelig bei der Bedienung
  • Libre Office Base: Parallelentwicklung zu Apache Open Office Base, leicht veränderte Bedienung ansonsten wie das vorige Produkt
  • FrontBase: Ebenfalls frei nutzbares Datenbanksystem, allerdings mit kostenpflichtigem Supportplan
  • Apache MySQL: Open Source Lösung die kostenlos auch für Firmen nutzbar ist. Wird bei sehr vielen Web-Datenbanken genutzt

Planungssoftware

Sie möchten den Ablauf eines Ereignisses planen – dann benötigen Sie eine Planungssoftware. Sie wollen ein Haus planen, dazu werden in der Software verschiedene Aufgaben und sogenannte Meilensteine gelegt. Ereignis 1 ist unmittelbar vor Ereignis 2, Ereignis 3 und 4 laufen parallel und starten ab Abschluss von Ereignis 2. Eine solche Auflistung kann dann auf verschiedenste Weisen dargestellt werden und teilweise sogar mit weiteren Informationen wie benötigte Mitarbeiterzahl und geschätzte Zeit hinterlegt werden. Dahingehend erhält man in diesen Programmen Zugang zu Termin- und Ressourcenmanagement sowie der Auswertung der Daten in Berichten. Für Mitarbeiter bei Planungsbüros oder dem finidgen Privatnutzer eine große Unterstützung bei größeren Projekten:

  • Microsoft Office 2013 / 2016: Microsoft Project. Dieses Programm ist nur einzeln erwerbbar und in keiner regulären Office-Paket von 2013 / 2016 / 365 enthalten
  • Redmine
  • OpenProject

Und welches Paket ist jetzt das Richtige für mich?

Nach diesem längeren Exkurs was welcher Programmtyp macht können Sie sich das relativ einfach beantworten:

Schreiben, Texten, Tabellen und Präsentationen

Wenn Sie ein Schreibprogramm, eine Tabellenverwaltung und oder eine Präsentationssoftware suchen können Sie auf Microsoft Office Home & Student zurückgreifen. Verdienen Sie mit dem Einsatz der Software Geld (also durch Schreiben von Rechnungen, Angeboten, …) dann müssen Sie hier mindestens auf die Microsoft Office Home & Business zurückgreifen. Kostenpunkt sind hier etwa 65 Euro für die Privat- und 80 Euro für die Firmenversion.
Wenn Sie hier kein Geld ausgeben möchten können Sie auch auf die Office-Angebote von Apache Open Office, bzw. Libre Office zurückgreifen. Diese sind zwar etwas hakeliger zu bedienen, kosten dafür nichts und dürfen auch betrieblich ohne Kosten genutzt werden. Bei vielen meiner Einzel- und Kleinunternehmer haben wir anfangs eine kostenlose Variante genutzt, um die Lizenzkosten zu sparen.

Notizen erstellen

Notizen können Sie in allen Fällen kostenlos erstellen, es gibt dazu einige Tools wie Evernote oder Notepad. Aber auch OneNote ist kostenlos erhältlich. Letzteres ist auch in jedem Office-Paket enthalten.

E-Mail-Programme

Für das E-Mail-Programm Microsoft Outlook gilt im Privatbereich: Mit Kanonen auf Spatzen schießen, macht im betrieblichen Umfeld allerdings Sinn, wenn Sie viele Termine, Aufgaben und Kontakte verwalten möchten sowie verschiedenen Personen Aufgaben zuteilen möchten. In kleineren Betrieben werden diese Funktionen aber meist nicht genutzt. Sie erhalten das Microsoft Outlook für 80 Euro ab der Version Home & Business.
Für den privaten Anwender sowie dem Einzel- und Kleinunternehmer würde ich in diesem Fall eher eine kostenlose Variante wie Mozilla Thunderbird oder noch etwas abgespeckter, das Microsoft Windows Live Mail ans Herz legen.

Der ganze Rest

Wenn Sie eine richtige Verwendung für ein DTP-Programm und oder einer Datenbankanwendung ins Auge fassen liegen Sie mit dem Office-Paket Professional richtig. Kostentechnisch liegen Sie hier bei etwa 90 Euro. Wenn Sie eine gute Planungssoftware suchen, ist Microsoft Project eine recht gute Wahl, wenn auch nicht günstig: ab etwa 200 Euro bieten wir die Microsoft Project Professional 2013 an, bei etwa 500 Euro liegt die aktuelle Microsoft Project Profesional 2016.
Wenn Sie diese Programme nur privat nutzen oder den Funktionsumfang ähnlicher mal anschauen möchten, bieten sich die kostenlosen Datenbank-Varianten von Apache Open Office, bzw. Libre Office an. Als DTP-Ersatz können Sie sich ja Scribus ansehen. Auch kleinere Projekte können Sie mit OpenProject oder Redmine planen, wenn auch nicht so intuitiv und einfach wie unter Microsoft Project.

Office 365: Wozu?

Vielleicht stellen Sie sich die Frage. Fast mein ganzer Beitrag zielte auf die Festinstallationen ab, weniger auf Office 365. Office 365 macht dann Sinn, wenn Sie:

  • Viele Geräte im Haus haben (bis zu 5 Geräte) und alle sollen alle Produkte installiert haben (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher, Access). Dafür wäre das Office 365 Home gedacht. Kostenpunkt etwa 70 Euro pro Jahr, rechnet man die 5 Geräte durch den Jahrespreis kommt man auf etwa 14 Euro pro Jahr
  • Immer die aktuellste Version nutzen: Mit Office 365 sind Sie nicht an eine Version 2013 oder 2016 gebunden. Sobald eine neue Version herauskommt, erhalten Sie diese automatisch als Download
  • Sie möchten aktiv die Datencloud nutzen, die mit Office 365 angeboten wird

 

Werbevideos zu verschiedenen Produkten

Microsoft Office 365:

Libre Office:

Mozilla Thunderbird:

Abschluss

Man erspart sich meiner Erfahrung nach eine Menge Zeit und Nerven, wenn man sich das passende Office-Paket leistet. Natürlich mag dies mehr kosten als eine kostenlose Alternative, doch die “Usability”, die Nutzbarkeit, die Zeit in der man sich einarbeiten kann und die ganzen Assistenten sowie professionellen Vorlagen machen das Microsoft Office auch für Privatpersonen zu einem doch ganz wichtigen Produkt. Die meisten Benutzer verwenden Word, Excel und PowerPoint, viele nehmen sogar an es sei Teil des Betriebssystems. Aber wenn man sich vor Augen führt, dass eine gekaufte Software noch mehrere Jahre laufen wird, auch notfalls über einen Geräteaustausch hinweg, dann sind die knapp 65 Euro nicht allzu viel: Wenn Sie diese Version 5 Jahre verwenden würden, wäre der Jahrespreis auf 13 Euro geschrumpft. Ich kann es nur empfehlen, denn: es lohnt sich in Punkte Arbeitsgeschwindigkeit, Zeit und Nerven.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen noch angenehme Herbsttage, Ihr
Michael Ebenhofer

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