Arten von E-Mails und grundlegende Einteilungen (für Laien)

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen zwei Arten von E-Mails:

  • Plain-Text-E-Mails, die aus reinem Text bestehen und
  • HTML-E-Mails, die wie eine Internetseite aufgebaut sind.

Den Empfang und Versand von E-Mails können Sie entweder über die Internetseite Ihres Anbieters oder aber über ein installiertes und eingerichtetes Programm auf Ihrem Rechner tätigen.
Der Vorteil der Internet-Lösung ist, dass Sie weltweit Ihre E-Mails abrufen können, während Sie durch ein installiertes Programm auf einem Gerät an Dieses gebunden sind.
Wenn Sie ein Programm wie Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Incredimail oder ein ähnliches Programm einsetzen, können Sie bei der Einrichtung des E-Mail-Accounts meist zwischen zwei Arten wählen: POP3 und IMAP. Auf die häufig in Unternehmen genutzte Exchange-Variante verzichte ich in meinem Beitrag.
POP3 können Sie sich wie einen Postkasten vor Ihrem Haus, bzw. Ihrer Wohnung vorstellen. Sie (also Ihr Programm) geht zum Postkasten und holt die Post (also die E-Mails) ab. Der Standort dieses “Postkastens” hängt davon ab, wo Ihr E-Mail-Anbieter seine Server stehen hat. In Österreich sind dies häufig die Landeshauptstädte wie Linz, Graz oder Wien.
Das heißt im Beispiel: Ihr Hausbediensteter geht zum Postkasten der irgendwo steht und macht dann folgende mögliche Aktionen, die Sie im aufgetragen hatten:

  1. Er soll die ganze Post mitnehmen und den Postkasten damit leeren (herunterladen und E-Mails vom Server löschen),
  2. Er soll die Post von heute kopieren und die Kopien mitnehmen (herunterladen und E-Mails auf dem Server behalten) oder
  3. Er soll die Post von heute kopieren, die vorhandene Post auf ihr Alter durchsehen und Post die älter als beispielsweise 5 Tage ist wegwerfen (herunterladen und E-Mails nach einer gewissen Zeit vom Server löschen).

Die Post die übrig blieb, bringt Ihnen der Bedienstete in Ihr Haus.
Unser E-Mailprogramm ist hier der Bedienstete. Sie schicken das Programm zum Ort des E-Mail-Servers und es wird die oben genannten Optionen erledigen (herunterladen und alles löschen, herunterladen und alles behalten oder herunterladen und ältere Nachrichten nach “x” Tagen löschen). Sie erhalten in jedem Fall die noch nicht gelesenen E-Mails lokal auf Ihr Gerät, auf dem Sie arbeiten. Die heruntergeladenen E-Mails stehen auch dann noch zur Durchsicht bereit, wenn Sie momentan über kein aktives Internet verfügen (Internet-USB-Stick entfernt oder Verbindung nicht aufgebaut, Internetprovider hat einen Ausfall, …).
Bei IMAP hingegen sehen Sie den Inhalt des Postkastens direkt. Wenn Sie dort etwas löschen oder verschieben, so ist dies meist bindend und kaum noch rückgängig zu machen. Damit IMAP die Inhalte anzeigen kann, müssen Sie aber zwingend eine aktive Internetverbindung besitzen. Der große Vorteil von IMAP besteht darin, dass Sie die Kopfzeilen der E-Mails “live” einsehen können und müssen nicht zwingend die 12MB große E-Mail ihres Verwandten mit Bildern vom letzten Urlaub herunterladen (natürlich ist das überspitzt ausgedrückt, aber grundsätzlich entspricht es dem Anwenderverhalten).
Dazu ist noch anzumerken, dass zwar an und für sich jeder E-Mail-Provider POP3 anbietet, IMAP aber nur vereinzelt anzutreffen ist.

Die Signatur in Ihrem E-Mail-Programm anpassen

Um die Signatur zu verändern gibt es bei den verschiedenen E-Mail-Programmen verschiedene Fenster in denen Sie den Text eintragen können. Bei Mozilla Thunderbird ist dies unter den Konto-Einstellungen zu finden, bei Microsoft Outlook finden Sie dieses Fenster wenn Sie eine neue E-Mail öffnen und die Register durchsehen.
Signaturzeilen mit Texten sind grundsätzlich unproblematisch. Diese werden auf jedem Gerät mehr oder weniger richtig angezeigt. Verwenden Sie allerdings Farben, verschiedene Schriftarten oder Schriftgrößen, so wird dies nur bei HTML-E-Mails korrekt angezeigt.
Die meisten Internet-Oberflächen zum betrachten von E-Mails zeigen diese grundsätzlich nur im Plain-Format an, also Reintext. Da kommen dann oft eigenartige Ergebnisse raus!
Speziell wenn man grafisch seine E-Mail-Inhalte aufpolieren möchte, kommt man an der HTML-Mail nicht vorbei. Programme von Thunderbird oder Outlook verwenden prinzipiell HTML-formatierte E-Mailtexte. Moderne Programme senden auch häufig beide Formate in einer E-Mail, damit der Textinhalt korrekt angezeigt wird.

Ich will ein Bild in meiner Signatur haben, die auch wirklich angezeigt wird

Wenn Sie nun ein Bild von sich oder das Logo Ihrer Firma in die Signatur einbauen wollen, haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten dazu:

  • Sie können das Bild “fix” in die E-Mail einbauen:
    • Die E-Mail erhält einen unsichtbaren Anhang des Bilds und wird damit größe. Daher brauchen E-Mails länger zum übermitteln, bzw. zum herunterladen beim Betrachter.
    • Die in der Signatur enthaltene Grafik (oder das Bild) wird ohne Rückfrage angezeigt, da sie Grafik bereits lokal verfügbar ist (der Anhang wurde gleichzeitig mit dem Text heruntergeladen).
    • Manche Virenscanner erkennen Grafiken am Ende der E-Mail als Werbung. Es besteht die Chance, dass Ihre Mail den Empfänger nicht erreicht. Dies trifft auf aktuelle Virenscanner wie unserem Avast Business Security allerdings nicht zu. Dieser erkennt im Normalfall, ob es sich um eine Werbung handelt.
    • Soll die benutzte Grafik später geändert werden, so muss diese “händisch” in jedem E-Mail-Profil neu hinterlegt werden, wo das Bild genutzt wurde.
  • Das Bild auf einem Werbserver ablegen und in der Signaturzeile das Bild von dieser URL laden lassen:
    • Die E-Mail wird kaum größer und erlaubt auch große Signaturgrafiken einzubauen.
    • Beim direkten Verlinken auf das Bild muss der Benutzer im Regelfall auf die Grafik klicken, damit diese heruntergeladen wird.
    • Virenscanner werden solche E-Mails eher ignorieren.
    • Sie können bei einer Änderung aller Signaturen, die diese Grafik nutzen einfach das Bild auf dem Webspace austauschen und wird sofort aktiv.

Welche Dateigrößen sind sinnvoll?

Grundsätzlich gilt: Je kleiner desto besser. Ich schlage bei einem Firmenlogo eine Größe von bis zu 5 Kilobyte in komprimiertem Format vor. Komprimierte Formate sind beispielsweise JPG, JPEG oder PNG. Verwenden Sie auf keinen Fall BMP-Dateien (Bitmap), da diese ohne Reduzierung übermäßig groß werden. Der Vorteil von PNG wäre noch eine transparente Farbe gegenüber JPG/JPEG, wenn Sie diese wirklich benötigen. Lassen Sie von Ihrem Grafiker oder mithilfe eines Bildbearbeitungsprogramms wie Photoshop oder GIMP die Farbtiefe auf 256 Farben reduzieren und passen Sie die Maße der Grafik entsprechend an Ihre E-Mail-Vorlage an. Wenn Sie eine komplette Signaturzeile als Grafik verwenden möchten, sollten Sie versuchen nicht über 70 Kilobyte zu kommen. Ansonsten wird das für den Empfänger mühsam beim Empfangen der E-Mails, insbesondere wenn Sie starken Schriftverkehr führen.
Je kleiner die Grafik ist und je weniger Farben verwendet werden, desto kleiner die Dateigröße. In Adobe Photoshop haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, über “Export für Web” die Grafik automatisch entsprechend verkleinern zu lassen.
Wenn Sie eine Grafik von einem Webserver bevorzugen, Sie also die Grafik über eine URL einbinden, so spielt die Größe hingegen kaum eine Rolle. Der E-Mail-Empfänger lädt ohnehin vorerst nur die normale E-Mail in sein Programm und kann später dann draufklicken und damit die Grafik händisch ansehen.

Problematik: Webprovider erhält HTML-E-Mails

Die Problematik eingesetzter Grafiken trifft häufig Privatpersonen, die kein E-Mail-Programm verwenden, sondern über Internet ihre Nachrichten abrufen. Diese werden bei den meisten Anbietern nämlich als Reintext (Plaintext) dargestellt. Häufig werden Bilder nicht angezeigt oder der Inhalt ist fehlerhaft.
Dies trifft ebenfalls dann zu, wenn Sie in Ihren Schriftstücken HTML-Elemente wie Aufzählungen, Schriftformatierungen, Verwendung von Farben, eine Sende- oder Übermittlungsbestätigung, Einsatz von Bildern oder Tabellen nutzen. Alles, was nicht rein aus Zahlen und Ziffern besteht, verschwindet im schlimmsten Fall aus der E-Mail und wird als nicht einfach lesbaren Code dann angezeigt.
Sollten Sie eine Fußzeile mit einer Grafik und dem HTML-Format nutzen sollten Sie daran denken, dass das Signaturbild nicht alle geschäftsrelevanten Daten enthalten sollte. Dies wird im Plaintext nämlich nicht angezeigt und die Signaturzeile ist dann leer! Setzen Sie daher Ihre Kontaktdaten als reinen Text ebenfalls in die Signatur, falls Sie dies wünschen.
Wenn Sie sparsam mit Farben, Schriftgrößen und Zusatzelementen wie den oben gennanten umgehen, sollte auch eine Reintext-Anzeige keine großen Schwierigkeiten mit der Darstellung haben. Bauen Sie allerdings die komplette E-Mail aus benutzerdefinierten Formaten zusammen oder eine E-Mail, die fast ausschließlich aus Bildern besteht, so wird diese bei Plaintext nichts mehr zu entschlüsseln sein – außer Sie haben einen Abschluss in Webdesigner.

Abschluss

Grundsätzlich verwende ich in meiner Firma einen IMAP-Zugang für meinen Schriftverkehr selten Bilder, da ich mit drei Geräten auf das selbe Postfach zugreife und möglichst eine Kopie auf dem Mail-Server meines Schriftverkehr haben möchte. Ich habe meine Visitenkarte als Anhang bei jeder E-Mail dabei, zusätzlich noch eine eingebundene Grafik in der Signaturzeile bei neuen Nachrichten. Bei Antworten die ich verfasse bemühe ich mich auf grafische Elemente zu verzichten. Zum Einen wegen der Dateigröße, zum Anderen wegen der oft schweren Lesbarkeit von Plaintext-Clients (Empfänger). Wenn Sie natürlich wissen, dass der Empfänger der E-Mail ein E-Mail-Programm nutzt, so steht der grafischen Bearbeitung nichts im Wege!
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen einen erfolgreichen und problemlosen Start in den Herbst 2016!

Ihr Michael Ebenhofer
Geschäftsleiter der Computersystems for you e.U.

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